Порядок оформления путевого листа

Здравствуйте, коллеги.

В данной статье будет рассказано как оформляется и заполняется путевой лист легкового автомобиля.

Начнем с того что путевой лист – первичный учетный документ. До 1 января 2013 года все формы первичных учетных документов, в том числе и путевых листов, определены Постановлением Госкомстата РФ. В частности, «Унифицированные формы первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте», определены Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 года №78. В альбоме форм находится 7 унифицированных форм путевых листов, форма журнала учета движения путевых листов и товарно-транспортная накладная. Все эти формы строго регламентированы, соответственно ничего не нужно ничего придумывать, а достаточно просто взять нужную форму из Постановления в зависимости от типа автомобиля и его назначения. Любую из этих форм можно приобрести в специализированных магазинах либо заказать в типографии в любом количестве.

Далее приказом Министерства Транспорта РФ от 30.06.2000 года № 68 были введены формы путевых листов для индивидуальных предпринимателей что породило некую неразбериху и множество вопросов так как приказ не отменял действия форм, определенных ранее Госкомстатом. Добавил неразберихи Приказ Министерства транспорта РФ от 18.09.2008 №152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» который также не отменял действия форм Госкомстата, но отменил действие приказа Минтранса № 68 от 30.06.2000. Но всё встало на свои места с 1 января 2013 года, когда формы путевых листов, определенные Госкомстатом, стали не обязательными для применения, но опять же не отменены.

В итоге мы имеем два документа которыми руководитель предприятия может руководствуется при выборе формы путевых листов:

1. Обязательно к исполнению!

Приказ Министерства транспорта от 18.09.2008 №152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».

2. Не обязательно к исполнению, но не противоречит документу, выше.

Постановление Госкомстата от 28.11.1997 года №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».

Опять неразбериха, скажете Вы. Для начала разберемся с обязательным к применению Приказом Минтранса № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». Этим приказом министерство Транспорта определило не формы путевых листов, а только лишь реквизиты, которые должны обязательно присутствовать в путевом листе. А именно:

1. наименование и номер путевого листа
2. сведения о сроке действия путевого листа — дата (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован
3. сведения о собственнике (владельце) транспортного средства: для юридического лица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица; для индивидуального предпринимателя — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя
4. сведения о транспортном средстве: тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того — модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа; государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса; показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража и его заезде в гараж; дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства; дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.
5. сведения о водителе: фамилия, имя, отчество водителя; дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

Также в Приказе указано что «на путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом». То есть в путевой лист можно дополнительно добавить графы, которые необходимы Вам для учета каких-либо показателей или сведений о работе автомобиля или водителя и так далее. Например, можно добавить данные о маршруте движения автомобиля или данные о расходе топлива. Эти данные может требовать налоговая для подтверждения законности списания топлива.

Если вы не хотите заниматься разработкой собственной формы путевого листа, то можно воспользоваться не обязательным к исполнению, но уже готовой формой из постановления Госкомстата № 78. Эти формы не отменены и их можно применять так как в них уже содержаться все обязательные реквизиты, и эти формы соответствуют всем требованиям Приказа Минтранса РФ № 152.

Если вы эксплуатируете легковой автомобиль для собственных нужд организации, например, в качестве разъездного автомобиля для руководителя или менеджеров, то можно использовать типовую форму № 3 утвержденную постановлением Госкомстата № 78. Это стандартный путевой лист легкового автомобиля, в котором содержатся все обязательные реквизиты, а также есть дополнительные графы для учета расхода топлива и маршрута автомобиля.

В приказе Минтранса № 152 подробно расписан порядок заполнения путевого листа:

• Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем.
• Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца.
• Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.
• В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист трамвая и т.п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации. В заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп юридического лица, индивидуального предпринимателя.
• Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства со стоянки и его заезде на стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя.
• Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства со стоянки и его заезде на стоянку проставляются индивидуальным предпринимателем в случае, если указанный предприниматель совмещает обязанности водителя.
• В случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с места постоянной стоянки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на постоянную стоянку — в путевом листе водителя, который последним заезжает на постоянную стоянку.
• Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.
• Собственники транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов.
• Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.

Рассмотрим подробнее порядок заполнения путевого листа легкового автомобиля.

Как мы уже знаем эксплуатация автотранспорта, принадлежащего юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю, без путевых листов запрещена, соответственно путевые листы выдаются ежедневно перед выездом на каждое транспортное средство организации. Путевые листы, установленной на предприятии формы, заполняет и выдает диспетчер или иное уполномоченное лицо. Каждый путевой лист перед выдачей нумеруется. Номер путевого листа записывается в графе «Путевой лист легкового автомобиля №___». Также номер путевого листа, дата его выдачи, данные автомобиля и водителя вносятся в «Журнал учета движения путевых листов». Если автомобиль убывает в командировку или на смену сроком более одного дня, то в путевом листе указывается дата начала и дата окончания действия путевого листа. Также в заголовочной части путевого листа ставится штамп или печать организации, как правило в верхнем левом углу. Далее диспетчер вносит сведения о собственнике: наименование и организационно правовая форма, адрес, номер телефона. Чтобы упростить эту процедуру можно ставить штамп с этими сведениями, так как они неизменны для всех путевых листов организации.

Далее вносится марка и госномер автомобиля, фамилия, имя и отчество водителя.

Водитель получает путевой лист на руки и расписывается об этом в журнале. После этого с путевым листом он направляется к врачу для проведения предрейсового медосмотра. Врач после проведения медосмотра ставит отметку о результатах осмотра в путевом листе, так же вносит данные об этом в журнал предрейсового осмотра водителей. Отметка в путевом листе ставится в виде штампа с указанием результата осмотра: «Прошел предрейсовый медосмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». Проставляется дата, время проведения осмотра, фамилия и подпись медработника.

После этого водитель допускается к управлению автомобилем. Но для выезда с территории стоянки и отправления в рейс необходимо пройти предрейсовый контроль технического состояния автомобиля. Механик или другое уполномоченное лицо проверяет техническое состояние автомобиля и соответствие требованиям о допуске к эксплуатации. Также механик проставляет в путевом листе показания одометра и при необходимости вписывает остаток топлива в баке. Если автомобиль соответствует всем нормам и может быть допущен к эксплуатации механик проставляет отметку о прохождении технического контроля и время выезда автомобиля со стоянки.

По возвращении на стоянку водитель предоставляет путевой лист механику, который вписывает показания одометра и при необходимости количество топлива в баке. Проверяет техническое состояние автомобиля, о результате делает отметку в путевом листе. Автомобиль ставится на стоянку, а путевой лист сдается диспетчеру или иному уполномоченному лицу.

Буду рад получить комментарии и ответить на вопросы по этому материалу.

Напоминаю что на сайте, в разделе «Документы БДД», можно найти образцы документов необходимых для организации работы по безопасности дорожного движения.

Если у Вас нет времени или возможности самостоятельно заниматься разработкой документации то на сайте www.trans-otdel.ru можно приобрести Готовый пакет документов для организации работы по безопасности дорожного движения. Стоимость пакета 2500 рублей.

Все документы представлены в формате Word и Excel. Для того чтобы получить все перечисленные документы достаточно написать на электронную почту, указанную в разделе «Контакты», и с Вами свяжутся в течение дня. Документы в электронном виде будут направлены на указанный Вами адрес электронной почты после подтверждения оплаты.

Начальник Транспортного отдела Зуев Серафим